Documentos

Herramienta de Gestión Profesional

Documentos Privados y Compartidos

Bitrix24 viene con tres tipos de Drives. Mi Drive es un almacenamiento de archivos personales a la que sus colegas no tienen acceso a. Los empleados pueden colocar los archivos privados aquí en completa confianza. Sin embargo, los archivos almacenados aquí pueden ser compartidos de varias maneras. Drive del grupo contiene los archivos cargados dentro de un grupo de trabajo en particular. Todos los participantes de ese grupo de trabajo tienen acceso a él. El Drive de la empresa contiene todos los archivos que la empresa quiere poner a disposición de todos los empleados. La capacidad de compartir archivos con usuarios externos, dando la cuenta Bitrix24 puede ser activada o desactivada por los administradores de esa cuenta.


Colaboración Fácil con los Documentos

Colaborar sobre documentos directamente desde el Flujo de Actividades (Activity Stream), escribir comentarios, adjuntar nuevas versiones del documento, recibir respuestas y retroalimentaciones, ver cambios efectuados… y todo en tiempo real !!!. Usted puede permitir la edición de un determinado documento a todos los usaurios que participan en una discusión determinada o puede forzarlos a adjuntar una nueva versión de ser necesario.

Después de aplicar todos los cambios requeridos sobre el documento, usted o sus colegas pueden guardarlo en la librería de documentos de la intranet, descargarlo a su computador, o simplemente dejarlo en el flujo de actividad. Bitrix 24 le permite evaluar los documentos gracias al uso de “likes” sobre él, de tal manera que podemos determinar qué documentos son más populares que otros, ya que los que acumulen mas likes aparecerán en posiciones favorecidas en los resultados de las búsquedas.


Historial de Versiones

Cada documento almacenado en su Bitrix24 tiene un registro de cambios. Cuando se carga una nueva versión de un archivo, la versión anterior no se elimina, sino que más bien es guardada de tal manera que se puede recuperar en cualquier momento. El historial de la versión también contiene la hora y el usuario que creó la versión.


Bloqueo de Documentos

Los usuarios que dieron acceso a otros a sus documentos son capaces “bloquear” documentos temporalmente con el fin de asegurarse de que son los únicos capaces de editar estos archivos. Hacer esto impide la creación de versiones de documentos en conflicto o sobrescribir los cambios realizados por otros usuarios. Una vez completada la edición, los archivos pueden ser desbloqueados una vez más.

Creación y Edición de Documentos en Linea

Usted puede trabajar en Bitrix24 sin un paquete de office. Gracias a la integración con Google Docs, ahora se puede abrir, ver y editar documentos almacenados en el portal Bitrix24 a través de su cuenta de Google.

La herramienta de construcción interna proporciona un fácil acceso a todos los documentos en su Bitrix24. Usted puede abrir, ver y editar documentos almacenados en Bitrix24 por intermedio de una cuenta Google o Microsoft (Live ID, Office 365). Los documentos pueden ser editados simultáneamente por varios usuarios.


Edición de documentos usando el software de su PC

Para la edición de documentos en su cuenta Bitrix24, puede optar por utilizar el software que pueda tener instalado localmente, como MS Office, OpenOffice, Pages en Mac o Adobe Photoshop. Simplemente configure Bitrix24.Drive adecuadamente y cada vez que decida crear un nuevo documento o editar uno existente, Bitrix24 lo hará desde la aplicación local que elija. Cuando termine con la edicón, el documento se guardará automáticamente en su cuenta Bitrix24.


Integración con Unidades Externas

Bitrix24 trabaja con Dropbox, Google Drive, OneDrive y otros proveedores de almacenamiento de archivos en la nube. Los empleados pueden cargar archivos desde sus cuentas personales, se indexarán los archivos y accederán a los derechos de acceso predeterminados en Bitrix24 automáticamente. Incluso Bitrix24 puede revisar si hay una nueva versión disponible a la cargada en Bitrix24, dentro de la cuenta externa donde se almacena dicho archivo.


Búsqueda Instantánea

Bitrix24 incluye una potente función de búsqueda que indexa información de documentos, registros, mensajes, comentarios y otros. Cuando hay nuevo contenido en la intranet, este se indexa inmediatamente y se muestra en los resultados de búsqueda tan pronto como sea indexado. Los resultados de las búsquedas son influenciados por los “Likes”, por lo que los usuarios pueden marcar con “Like” los elementos cuyo contenido refiere mayor utilidad, de tal manera que sean más fáciles de encontrar. Las sugerencias instantáneas aparecen tan pronto como el usuario comienza a escribir en el campo de búsqueda, lo que es especialmente conveniente para ir directamente a la información que nos es necesaria de una forma fácil y rápida.


Aprobación de Flujos de Trabajo

Bitrix24 permite crear flujos de trabajo, documentos personalizados para presentaciones de proyectos, revisiones de contratos, votaciones, aprobación de varias etapas, opinión de expertos, etc.

Soluciones de reembolsos de gastos, solicitudes de viajes de negocios, y los registros de encargo de gestión, pueden ser fácilmente creados utilizando el incorporado diseñador visual de procesos de negocio.


Sáquele el máximo provecho a esta sofisticada herramienta de gestión, Escribanos y hágase parte del éxito.

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