Proyectos

Bitrix24 cuenta con varias características destinadas a mejorar la organización y eficiencia a nivel personal y grupal. Entre ellas las Tareas, las mismas que pueden ser definidas por uno mismo, asignadas a un colega, o delegadas después de haber sido recibidas. Las funciones de Gestión de Proyectos están incorporadas en los ‘Grupos’.

Cualquier proyecto puede tener un grupo de trabajo dedicado desde donde se almacenan todos los archivos, discusiones y tareas correspondientes a dicho proyecto, y a la cual sólo acceden aquellos usuarios que son relevantes al proyecto. El sistema puede hacer un seguimiento al tiempo dedicado a cada tarea dentro del proyecto, y las tareas son integradas al calendario del grupo. Además, los proyectos se pueden crear desde la Extranet, para que usuarios externos puedan participar plenamente en ellas.

Las tareas y sub-tareas se pueden visualizar en un gráfico de Gantt con el estado, la persona responsable y la cronología de las mismas. Esto nos da una idea completa de la evolución del proyecto en un solo golpe de vista, y ayuda a identificar los retrasos potenciales o existentes. Una vez que se crea una tarea, esta puede ser modificada directamente desde la tabla de tareas o desde el gráfico de Gantt. Ponerle fecha límite, añadir sub-tareas, y cualquier otro cambio puede ser hecho rápidamente, con notificaciones enviadas automáticamente a todos los involucrados.

La planificación de la carga de trabajo del empleado en la gestión de proyectos, le permite finalizar más tareas en el tiempo e identificar cuáles están cerca de vencerse. Los supervisores pueden asignar el tiempo que debería ser invertido en cada tarea y así poder hacer un análisis del tiempo real que tomó completarlas. Además Bitrix dispone de herramientas de reportes mensuales sobre el tiempo invertido en tareas, ya sea por departamento o particularmente por cada empleado.

Los contadores de tareas le ayudarán a mantener las tareas que requieren atención inmediata. Los contadores le indican que usted o uno de sus compañeros tiene una tarea con algún problema o si se le ha asignado alguna tarea incompleta (atrasada, sin evaluación requerida, sin plazo final, etc.). Los contadores y roles simplifican el trabajo de supervisores, ya que pueden arrojar un gráfico que muestre las tareas y sus estados por departamentos, grupos de trabajo (proyectos) o empleados individualmente.

Esta utilidad nos permite añadir una lista de verificación para una tarea y seguir el progreso, punto por punto. Esto es muy conveniente cuando una tarea implica varios pasos o hay múltiples participantes.

Los participantes en la tarea pueden añadir puntos a la lista de verificación y marcar su finalización. Ahora, un rápido vistazo es todo lo que necesita para ver la situación exacta de una tarea en curso.

Las tareas recurrentes y plantillas de tareas ayudan a automatizar tareas regulares y rutinas de trabajo recurrentes. Dado que las plantillas de tareas soportan sub tareas y listas de chequeo, estas son ideales para su repetición en Business Process, logrando soluciones como Contratación/Terinación de empleados, incorporaciópn de nuevos clientes o iniciar nuevos proyectos. La creación automática de tareas activada por eventos específicos está disponible a través del diseñador visual de Business Process también.

Las tareas se pueden programar para repetirse en cualquier intervalo de tiempo (es decir, cada día, cada semana, una vez cada 10 días, cada sábado).

Puede agrupar empleados de la manera más conveniente mediante los Grupos de Trabajo, solución que incluye todas las herramientas de redes sociales y organización necesarias para la optimización de operaciones y la eficiente utilización de los métodos de comunicación de Bitrix24. Cada grupo es como una intranet en miniatura, que no sólo almacena archivos y datos importantes, sino que también sirve como una plataforma para las discusiones, seguimiento de tareas y planificación.

Reportes de tareas es una forma sencilla de saber cuánto tiempo gasta un empleado en una determinada tarea o proyecto. Con esta práctica herramienta, podrá ver cuántas tareas aún están en proceso de trabajo o cuales ya fueron culminadas. De forma predeterminada, los Reportes de Tareas deben presentarse semanalmente, mensualmente o anualmente. También es posible, de ser necesario, personalizar la fecha de presentación del Reporte de Tareas.

La plantilla de reportes de eficiencia (pre configurado) le permitirá evaluar el desempeño y eficiencia de los participantes de tareas y/o proyectos. Para los ejecutivos de una empresa, esto puede ayudar mucho en el análisis del promedio de eficiencia de cierto departamento o de la compañía completa. Toda la información derivada de los reportes de tareas puede ser fácilmente exportados a un archivo excel, desde donde su manipulación puede ser más cómoda.

El generador de informes permite agregar, filtrar y ordenar los datos de un informe y mostrarlo a la gerencia en los formatos necesarios. El generador de informes, le permite recolectar los datos necesarios para evaluar la eficiencia del trabajo realizado y el tiempo total dedicado a él, ya sea esté de tareas puntuales o de proyectos que incluyen varias tareas.